Renvoi permanent : externaliser son standard sans embaucher
Trop peu d'appels pour un poste, assez pour couper chaque tâche
Votre structure reçoit quelques appels par heure, pas davantage. C'est assez pour vous interrompre au milieu d'un devis, d'un rendez-vous ou d'une réunion, mais pas pour justifier un poste dédié à l'accueil. Recruter, c'est un salaire, des charges, des congés à remplacer, un bureau et du matériel. Alors chacun décroche à tour de rôle, et le travail de fond avance par morceaux.
Une autre voie existe : externaliser son standard téléphonique en le confiant à Serena TLS. Vous composez un code sur votre poste avec le numéro que Serena vous attribue, et votre téléphone cesse de sonner. Les appels sont alors pris à distance, au nom de votre structure. Le site appelle ce réglage le « transfert permanent ».
Un code sur votre poste, et tous vos appels sont pris ailleurs
Le principe tient en une manipulation. Sur votre poste, vous composez un code et le numéro de transfert attribué par Serena. À partir de là, les appels ne sonnent plus chez vous : ils arrivent sur la plateforme téléphonique de Serena, qui y répond en votre lieu et place.
Rien ne bascule sans ce geste. C'est vous qui activez le renvoi, depuis votre standard, depuis votre portable, ou depuis les deux. Avec le renvoi permanent, Serena ne prend pas seulement les appels que vous ne pouvez pas décrocher : elle tient toute votre ligne.
Externaliser son standard téléphonique : trois façons de renvoyer vos appels
Serena propose 3 modes de renvoi d'appel. Ils ne s'activent pas de la même manière et ne laissent pas la même place à votre propre téléphone.
| Mode de renvoi | Comment l'activer | Ce qui se passe sur votre téléphone |
|---|---|---|
| Permanent | Un code sur votre poste et le numéro attribué par Serena | Il ne sonne plus |
| Ponctuel | La même manipulation, activée et désactivée quand vous le décidez | Il ne sonne plus pendant le renvoi |
| En débordement | Une manipulation sur votre ligne, faite avec votre opérateur | Il sonne d'abord, puis l'appel bascule au bout du nombre de sonneries choisi |
Le renvoi permanent convient quand vous ne voulez plus décrocher du tout. Si vous tenez à prendre vous-même une partie des appels, le renvoi d'appel en débordement laisse d'abord sonner votre poste.
L'appelant entend le nom de votre structure, votre équipe garde le fil
Pour l'appelant, un accueil à votre nom
La personne qui vous appelle compose votre numéro habituel. Elle est accueillie au nom de votre structure, sur le modèle « [Nom de la structure], bonjour ». Le service est rendu à distance, mais c'est bien votre nom qu'elle entend.
Qui décroche dépend de la formule choisie :
- La formule « Humain » : des télésecrétaires, des secrétaires qui répondent à distance pour votre compte, prennent tous vos appels entrants. Elles sont formées à votre activité, rigoureusement sélectionnées, et décrochent en moins de 15 secondes.
- La formule « Callbot » : un standard virtuel animé par l'intelligence artificielle accueille chaque appelant sans attente, quel que soit le nombre d'appels.
- La formule « Hybride » : le callbot et les télésecrétaires se répartissent les appels. Le callbot transfère automatiquement vers une télésecrétaire quand c'est nécessaire, pour qu'aucun appel ne soit manqué.
Les solutions de Serena affichent 97 % des appels traités sans attente.
Pour votre équipe, des messages à la place des sonneries
Votre téléphone reste silencieux pendant que vous travaillez. Les messages sont pris, puis vous sont transmis, avec une notification par SMS et par e-mail. L'historique des appels est consultable en ligne.
Les rendez-vous peuvent être fixés directement dans l'agenda en ligne que vous utilisez déjà : Serena s'y connecte, et vous gardez votre agenda actuel. Si vous n'en avez pas, Serena vous en propose un. Vous y recevez alors vos messages en temps réel et y envoyez vos consignes au secrétariat.
Le temps qui ne part plus dans les sonneries revient à ce qui a le plus de valeur dans votre métier.
Ce que le renvoi permanent suppose, et ce qu'il ne fait pas
- Un geste de votre part : sans le code composé sur votre poste, aucun appel n'arrive chez Serena. Rien ne se déclenche tout seul.
- Le fixe, le portable ou les deux : le renvoi part de la ligne sur laquelle vous l'activez. Si vos clients vous appellent sur deux numéros, chacun se renvoie.
- La nuit, le week-end et les jours fériés : seul le callbot répond 24h/24 et 7j/7. À ces heures-là, c'est lui qui décroche dans les formules qui le comprennent ; aucune présence humaine n'est annoncée.
- Un service à distance : personne ne s'installe dans vos locaux, tout passe par la plateforme téléphonique de Serena.
- Accueillir et orienter : les télésecrétaires et le callbot accueillent, filtrent, orientent et transmettent. Ils ne donnent pas d'avis d'expert à votre place.
Bon à savoir : le renvoi ponctuel repose sur la même manipulation, que vous activez et désactivez quand vous le décidez. Vous pouvez donc confier votre ligne sur certaines plages et la reprendre sur d'autres.
Opérationnel sous 48 heures, sur simple prise de contact
Le télésecrétariat est opérationnel sous 48 heures : il suffit de contacter Serena. Le renvoi reste de votre côté, avec le code sur votre poste et le numéro de transfert attribué par Serena. Si vous avez déjà un agenda en ligne, vous transmettez son lien, un identifiant et un mot de passe, et Serena y fixe vos rendez-vous.
En option, l'accueil peut se faire avec un message et une musique d'attente personnalisés.
Questions fréquentes
Faut-il laisser le renvoi activé pendant les heures d'ouverture du télésecrétariat ?
Non. Vous êtes libre de transférer vos appels quand vous le souhaitez, et le transfert s'active à tout moment, au gré de votre activité.
Le renvoi peut-il partir d'un téléphone portable ?
Oui. Les appels se renvoient depuis le standard, depuis le portable, ou depuis les deux.
Comment le service est-il facturé ?
Par packs, selon le nombre d'appels. Au-delà du pack, chaque appel supplémentaire est facturé. La page Nos offres détaille les formules.
Un petit nombre d'appels n'oblige ni à recruter ni à se laisser interrompre toute la journée. Avec le renvoi permanent, Serena TLS tient votre ligne à votre nom pendant que vous avancez sur votre travail, dans un service sans engagement, facturé à la consommation.
Serena TLS : votre ligne répond, votre journée reste à vous.
